Møde i udvalget d. 8. maj 2017
5. Rammer og ressourcer ved styring af projekter
Sagsnr.: 330-2017-29598 Dok.nr.: 330-2017-275012 Åbent
Kompetence: Erhverv- Plan- og Miljøudvalget
Beslutningstema
Udvalget skal orienteres om rammer og principper for
projektstyring herunder også ressourceanvendelsen i projektorganiserede
opgaver.
Baggrund
Erhverv- Plan- og Miljøudvalget fik på mødet den 3. april
2017 en mundtlig orientering om rammer og principper for projektstyring.
Udvalget ønskede her efter en sag på maj-mødet.
Projektmodel
For arbejdet med projekter i Slagelse kommune foreligger en vedtaget
projektmodel, som er skabelonen for, hvordan projektarbejdet overordnet set bør
gribes an (bilag 1). Opgaver der projektorganiseres vil ofte have tværgående
karakter og/eller et udviklingssigte med den grundlæggende præmis, at
resultaterne af projektet ved en positiv beslutning implementeres i
driftsorganisationen dette uanset om det er et anlægsprojekt (afledt drift)
eller et driftsprojekt. Projektstyringen og beslutninger omkring et projekt
afhænger dels af projektets karakter (om det er et kortere eller længerevarende
projekt, drifts- eller anlægsprojekt, internt projekt eller et projekt med
mange eksterne samarbejdspartnere), og dels af de aktuelle vilkår for
projektets gennemførsel, som gør sig gældende for det enkelte projekt. Derfor
er der ikke et fast regelsæt på detailniveau, idet forskellighederne kræver
mere rammestyring end detailstyring. Rammen omkring projektstyringen er således
projektmodellen og de elementer, som modellen tilskriver anvendes, er rettesnor
for det løbende projektarbejde.
Projekter organiseres med en styregruppe, en projektledelse,
en projektgruppe og evt. en følgegruppe. Strategisk vigtige projekter, som
kræver direktionens bevågenhed, kan indgå som en del af direktionens
projektportefølje, lige som flere af disse kan være forankret/født i et § 17
stk. 4-udvalg.
Et eksempel
Projekt
Færgehavn/Vandsportscenter er organiseret med et §17 stk. 4 udvalg (5
byrådspolitikere og repræsentanter fra en række lokale aktører), der refererer
til Erhvervs- Plan- og Miljøudvalget. Administrativt har projektet en
styregruppe med deltagelse af direktør, centerchef, afdelingsleder og
projektleder samt en projektgruppe med en faglig bredde svarende til behovet
for specifikke interne kompetencer i projektet.
Projektmodellen tilskriver, at der kan arbejdes med 4 faser
(idé, planlægge, udføre, afslutte) samt med specifikke dokumenter for ud for
hvert faseskift, der giver beslutningstagere (politisk niveau, direktion,
styregruppe) et oplyst og kvalificeret beslutningsgrundlag. Projektstyringen er
digitaliseret via et projektstyringsprogram (Antura), som projektledere kan
benytte. Antura er ved at blive udbredt i organisationen.
Projekters ressourcetræk
Et velkendt dilemma i projektarbejde er projektets behov for
træk på organisationens egne medarbejderressourcer sideløbende med
opretholdelse af den daglige drift. Større tværgående projekter igangsættes og
trækker i en lang række sammenhænge på interne kompetencer (udbud, jura,
bygherrerådgivning, kommunikation, planmæssige forhold, organisationsudvikling
mm.). Enkelte af disse faktureres med afsæt i, at ydelsen indgår som element i
indtægtsdækket virksomhed. Det gælder faglig bistand fra bygherrerådgivningen
og kommunens udbudsjurister.
I specifikke opgaver kan et projekt have brug for at købe
ekstern ekspertbistand ind, når kommunens interne ressourcer ikke sidder inde
med den specifikke viden og kompetence på et snævert fagligt område. Det kan fx
være ved afholdelse af en arkitektkonkurrence, hvor der hyres ekspertkompetence
til at køre konkurrencen, så alle rammer og vilkår nøje følger lovgivningen på
området. Ofte vil man også bede eksperter vurdere de udvalgte forslags
gennemførbarhed, så dommerpanelet (der ofte sammensættes med faglige såvel som
ikke faglige kapaciteter) på baggrund af et ens videngrundlag kan afgøre,
hvilket forslag der skal vinde en konkurrence.
Et eksempel
Korsør- Byen møder vandet har i
forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale med henblik på udvælgelse af
rådgiver til teknisk rådgivning og bistand købt bistand fra
Bygherrerådgivningen og dermed indirekte også ydelser fra kommunens udbudsteam
til gennemgang af udbudsmateriale samt bistand i forbindelse med udvælgelsen af
rådgiver til teknisk rådgivning og bistand. Det skal forstås således, at Bygherrerådgivningen
køber udbudsbistand af kommunens udbudsjurister, i stedet for at købe det hos
en advokat, og udgiften betales af anlægsprojektet.
Der ud over kan tidsmæssige udfordringer, hvor der af hensyn
til fremdrift og efterfølgende beslutninger aftales hurtige tidsfrister for
analyser og vurderinger, sætte de interne ressourcer så meget under pres, at det
bliver nødvendigt at supplere opgaveløsningen med eksterne ressourcer.
Projekteringsbehov i anlægsprojekter
Fysiske udviklingsplaner benytter sig ofte af et forarbejde,
der folder muligheder ud i forhold til visioner for et område, før næste skridt
med konkret projektering og det egentlige anlægsarbejde/byggeri iværksættes.
Projekteringsarbejdet, der visualiserer anlægsarbejdet/byggeriet, ses som
nødvendigt bl.a. i forhold til følgende målsætninger i processen fra idé til
gennemført anlæg:
·
Afdækning af muligheder og barrierer for et anlægsarbejde/byggeri
·
Vigtigt redskab i den politiske proces
·
Vigtigt redskab i høring/involvering af eksterne interessenter
·
Vigtigt redskab i borgernes mulighed for involvering i processen
Et eksempel
Korsør byen møder vandet har
anvendt projekteringsmateriale til både afdækning af muligheder, til de
politiske processer og som borgerinvolverende processer:
·
Borgermøde i Færgehavnen sommeren
2016
·
Nabomøde i februar 2017
·
Og fremadrettet til informationsmøde
i maj 2017
Retligt
grundlag
Ingen bemærkninger
Handlemuligheder
Ingen bemærkninger
Vurdering
Ingen bemærkninger
Økonomiske
og personalemæssige konsekvenser
Ingen bemærkninger
Konsekvenser
for andre udvalg
Ingen bemærkninger
Indstilling
Erhvervs- og Arbejdsmarkedsdirektøren indstiller på
forvaltningens vegne,
1.
at Udvalget tager orienteringen til efterretning
Beslutning i Erhvervs-,
Plan- og Miljøudvalget den 8. maj 2017:
Fraværende:
Sagen oversendes til Økonomiudvalget og Byrådet med henblik
på en evaluering af kommunens organisering og ledelse.